プライバシーポリシー

1. 取得する情報

本サービスでは、次の情報を取得します。

（1）アカウントの情報

• メールアドレス
• 表示名（Google アカウントでログインしたときは、Google アカウントの名前を最初の表示名にします。あとから「プロフィール」の画面で変えられます）
• ログインに使う識別子（Firebase Authentication が発行する番号）
• アバターの色、登録した日時、最後に使った日時

（2）スペースの情報

• スペースの名前、選んだテンプレート（マップ）
• 参加している方と、その役割（オーナー・管理者・メンバー・ゲスト）
• 招待の記録（招待の種類、期限、発行した方、使われた回数）と、スペースから外した記録
• オーナーが設定した内容（ゲスト用のパスワード、許可ドメイン、外部への通知の送信先と出来事。Chatwork に通知するときは、Chatwork のルーム ID と API トークン）。ゲスト用のパスワードは、元に戻せない形（ハッシュ値）にしてだけ保存します。Chatwork の API トークンは、通知を送るために保存し、設定の画面にも表示しません。

（3）お支払いの情報

• プラン、契約の状態、試用期間と契約期間の終わりの日
• Stripe での顧客と契約の番号
• Stripe から届くお支払いの通知の記録（請求先の名前・メールアドレス、金額、期間などを含むことがあります）
• 年払いを請求書（銀行振込）で申し込んだときの、請求書の宛名（会社名など）と、請求書を送るメールアドレス（Stripe に登録し、Stripe が請求書を送ります）
• カードの番号などは、利用者が Stripe の画面に直接入力するため、当社のサーバーには届かず、保存もしません。

（4）カレンダーの情報（ご本人が登録したときだけ）

• 「カレンダー（ICS の URL）」に登録された URL
• いま予定の時間の中かどうかと、その予定が終わる時刻
• 予定は5分ごとに読み込みます（繰り返しの予定も読み込みます）。予定の件名・参加者・本文などは保存しません。

（5）接続の記録

• IP アドレス、アクセスした日時、使った機能（開いたページや API）、入室と退室の日時、利用者を区別する番号
• ブラウザや端末の種類など、通信に伴って送られる情報

（6）お問い合わせの情報

• メールでお問い合わせいただいたときの、お名前、メールアドレス、お問い合わせの内容

2. 保存しない情報

• 音声・映像・画面共有・チャット・ノックに添えたひとこと・アバターの位置は、相手に届けるために当社のサーバーを通りますが、保存しません。録音や録画の機能もありません。
• チャットは、その時に入室している相手（会議室のチャットは、その時に同じ会議室にいる相手）にだけ届けます。あとから読み返せる履歴は残りません。

3. 利用目的

当社は、取得した情報を次の目的で使います。

• 本サービスを提供するため（ログイン、スペースの運営、声・映像・チャットを届けること、招待、ステータスの表示、外部への通知、カレンダーによるステータスの自動の切り替え）
• 料金を請求し、お支払いを管理するため
• ご本人であることの確認、不正な利用の防止と調査、セキュリティの確保のため
• 障害を調べ、直すため
• お問い合わせに答えるため
• 規約の変更、料金の変更、障害、契約の終わりなど、大切なお知らせを送るため
• 本サービスを改善するため（個人を特定しない形で集計した利用の状況を使います。会話の内容は使いません）
• 利用規約に違反する行為に対応するため

4. スペースの中で、ほかの利用者に見える情報

• 同じスペースの利用者どうしでは、表示名、アバターの色と位置、ステータス（在席・離席・集中・会議中）、いる場所（会議室など）、挙手とリアクションが見えます。
• 声と、カメラの映像・画面共有は、声が届く近くの利用者（会議室の中では、同じ会議室の利用者）にだけ届きます。集中席の中では、声も映像もやり取りしません。誰に届けるかは当社のサーバーが決め、配信サーバーがその相手にだけ渡します。
• カレンダーを登録すると、スペースに入っている間、予定が始まったときに在席なら、ステータスが自動で「会議中」になり、ほかの利用者にも見えます（繰り返しの予定も対象です）。予定の件名などは見えません。
• オーナーと管理者には、利用者のメールアドレスと役割も見えます。
• オーナーが「外部への通知（Webhook）」を設定すると、選んだ出来事（ノック・入室・退室）が起きたときに、その出来事、関係する方の表示名と利用者を区別する番号、スペースの名前と識別子（URL に使う文字列）、時刻が、オーナーが指定した送信先に送られます。Slack の形式を選んだときは、表示名とスペースの名前を入れた一文だけを送ります。Chatwork を選んだときは、同じ一文だけを、オーナーが登録した API トークンを使って、指定された Chatwork のルームに投稿します（投稿は、その API トークンの持ち主の名前で行われます）。

5. 第三者への提供

当社は、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ずに、個人データを第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産を守るために必要がある場合で、ご本人の同意を得ることが難しいとき
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成のために特に必要がある場合で、ご本人の同意を得ることが難しいとき
• 国の機関や地方公共団体、またはその委託を受けた者が法令に定める事務を行うことに協力する必要がある場合で、ご本人の同意を得るとその事務に支障を及ぼすおそれがあるとき

なお、次の6に書く外部のサービスに情報を預けることや、事業を引き継ぐ者に情報を引き継ぐことは、法令の定める範囲で、第三者への提供にはあたりません。

6. 使っている外部のサービス

本サービスは、次の外部のサービスを使って提供しています。それぞれの事業者が扱う情報は、本サービスの提供に必要な範囲に限ります。

7. 外国にある事業者の利用

• 6 の事業者のうち、Google LLC、Stripe, Inc.、Cloudflare, Inc. は米国の事業者です。これらのサービスを通じて、個人データの一部が米国で扱われます。
• 当社は、個人情報保護委員会が公表している情報によって米国の個人情報の保護に関する制度を確かめたうえで、これらのサービスを使っています。各事業者が講じている個人情報の保護のための措置は、各社の規約とプライバシーポリシーに示されています。
• ご本人から求めがあれば、当社が確かめた措置の内容をお知らせします。

8. 安全管理のための措置

• 通信の暗号化：ページと操作のやり取りは HTTPS で、音声と映像は WebRTC の標準の暗号化で送ります。音声と映像は、当社のサーバーを経由して相手に届きます。
• 声と映像の届け先の制限：声と映像（画面共有を含みます）を受け取れる相手は、当社のサーバーが決め（近くにいる利用者、会議室の中では同じ会議室の利用者）、配信サーバーがその相手にだけ渡します。受け取る側のブラウザに任せていません。
• 保存しない設計：音声・映像・画面共有・チャット・ノックに添えたひとこと・アバターの位置は保存しません。
• パスワードの保護：当社は、ログイン用のパスワードを持ちません。ゲスト用のパスワードは、元に戻せない形にしてだけ保存します。
• 参加の制限：招待のリンクには期限（1日から30日）を付けます。メールのドメインで参加を制限でき（確認済みのメールアドレスだけを認めます）、ゲストにはパスワードを求められます。
• 不正な試みへの備え：パスワードの入力、ノック、チャットなどの回数に上限を設けています。
• 外への通信の制限：外部への通知とカレンダーの読み込みでは、宛先を確かめ、内部のネットワークに向かう通信を断ります。
• 管理の体制：個人データを扱う者を、必要な者に限っています。サーバーの管理のための接続は、鍵による認証に限っています。
• バックアップ：データベースのバックアップを毎日取り、14日分を残します。バックアップは同じサーバーの中に、管理者だけが読める設定で置きます。
• 外的環境の把握：7 のとおりです。

9. ブラウザの保存領域と Cookie

• 本サービスのアプリは、ログインの状態や表示の設定を保つために、ブラウザの保存領域（ローカルストレージなど）を使います。
• 本サービスのアプリとウェブサイトは、広告やアクセス解析のための Cookie やタグを使っていません。
• 利用者の端末から外部の事業者に送られる情報は、外部送信規律に基づく公表に示します。

10. 保存する期間

• アカウントの情報：退会するまで。退会は、アプリの「プロフィール」かトップの画面からできます（オーナーのスペースがあるときは、先にオーナーを移すか、スペースを削除します）。退会すると、アカウントの情報と、参加していたスペースのメンバーとしての記録を消し、ログインに使うアカウント（Firebase Authentication）も消します。
• スペースの情報（メンバー・招待・設定）：スペースがある間。オーナーがスペースを削除したときは、削除から30日で消します。試用期間が終わって休止したまま、または解約して休止したまま90日たったスペースも消します。解約したときは、支払い済みの期間が終わった日から数えます。有料プランの申込の受付を始めるまでは、試用期間が終わってもスペースは休止しないため、この90日は始まりません（利用規約第6条第6項）。
• お支払いの記録：法令で保存が決められている期間
• 接続の記録：障害の調査と不正な利用への対応に必要な期間
• カレンダーの情報：ご本人が URL を消すか、退会するまで（消すと、予定の終わりの時刻も消えます）
• お問い合わせの情報：対応に必要な期間
• バックアップ：当社のサーバーのデータベースに保存する情報は、毎日のバックアップにも含まれます。バックアップは14日分だけ残すため、上の期間で消した情報も、そこから順に消えます。

11. 開示などのご請求

• ご本人は、当社が持っている個人データについて、利用目的の通知、開示（第三者に提供した記録を含みます）、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供の停止を求めることができます。
• 14 の窓口にメールでご連絡ください。ご本人であることを確かめたうえで、法令に従って、遅れずに対応します。
• 表示名・アバターの色・カレンダーの URL は、アプリの「プロフィール」の画面で、いつでも変えたり消したりできます。メンバーとゲストは、スペースから抜けることもできます。アカウントそのものを消したいときは、アプリの画面から退会できます（10 のとおり）。

12. 通信の秘密

• 当社は、電気通信事業法に基づき、通信の秘密を守ります。音声・映像・画面共有・チャットの内容を見たり聞いたりせず、法令に基づく場合を除き、ほかの人に明かしません。
• 接続の記録も通信の秘密として扱い、障害の調査や不正な利用への対応など、本サービスの提供に必要な範囲でだけ使います。

13. 本ポリシーの変更

• 当社は、法令や本サービスの変更に合わせて、本ポリシーを変えることがあります。
• 大切な変更は、本サービスの画面やウェブサイトで事前に知らせ、法令で必要なときは、ご本人の同意を得ます。
• 変えた本ポリシーは、このページに載せた時から効力を持ちます。

14. お問い合わせの窓口

個人情報の扱いについてのお問い合わせは、次の窓口にメールでご連絡ください。

事業者

インサイドセールス株式会社

所在地

東京都新宿区高田馬場１丁目３１―１６ワイム高田馬場ビル

個人情報保護管理者

インサイドセールス株式会社 運営責任者 菊池 孝行

メール

support@hotoriplace.com