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仮想オフィスツール導入の稟議書の書き方：写して使えるひな形と数字の集め方

公開 他社の料金・条件は2026年10月28日 時点（各社の公式ページ）

仮想オフィスツール（バーチャルオフィスツール）の導入の稟議書には、目的と背景、導入するもの、費用、比べた候補、リスクと対策、試し方と判断の基準、契約の条件を書きます。下に、写して使えるひな形と、費用の欄に入れる数字の集め方、情シスに聞かれやすい質問をまとめました。

どの製品にも使える形で、この記事を書いている会社の製品 Hotori の話は、最後の記入例だけです。

写して使える稟議書のひな形

【　】の所を、自分のチームの言葉と数字で埋めます。会社に決まった書式があれば、その欄に合わせて入れ替えてください。

項目書く中身（例文）
件名仮想オフィスツール「【ツール名】」の導入について（【部署名】）
目的離れて働く人どうしが、相談したいときにすぐ声をかけられるようにする。
背景（今の困りごと）在宅と出社が混ざり、【ちょっとした相談がチャットで何往復もする／今話しかけてよいかが分からない など】。【困りごとが起きた場面を1〜2つ】。
導入するもの【ツール名】の【プラン名】。同時に入る人数は【　】人（いちばん多い時間帯）、登録する人数は【　】人。使う部署は【　】。
費用月払いなら月【　】円、年払いなら年【　】円（【税込・税抜】）。初期費用【　】円。支払方法【クレジットカード・請求書】。1年目の合計【　】円。
比べた候補【候補A】月【　】円、【候補B】月【　】円（同時【　】人で続けて使う場合。【調べた日】時点・各社の公式ページ）。人数の数え方【同時・登録】。選んだ理由【　】。
期待すること【相談しやすくなるか】を、試用の期間に【確かめ方（例: 週1回のふりかえり、使った人への質問）】で確かめる。
リスクと対策個人情報: 【保存するデータと保存先】。会話: 【保存するか、録音・録画の機能があるか】。ログイン: 【方式】。やめるとき: 【解約の方法と、データが消える時期】。
試し方無料の試用期間（【　】日）に、【確かめること】を【　】人で試す。【判断の基準】を満たせば本契約に進み、満たさなければ見送る。
契約の条件契約期間【1か月・1年】、自動更新【あり・なし】、解約の方法【　】、途中で解約したときの返金【あり・なし】、料金を変えるときの知らせ【　】。
添付料金のページ、利用規約、プライバシーポリシー、データの保存先の資料（印刷するか、URL と取得した日を書く）。
  • 「期待すること」には、数字の約束（「会議が○割減る」など）を書かず、何で確かめるかを書きます。
  • 判断の基準は、試す前に決めておきます。例: 社内のネットワークで声と映像がつながる／いちばん多い時間帯の人数で入れる／会議室で画面を見せて定例ができる。

稟議書に書く数字の集め方

例に出す他社の額と条件は、2026年10月28日 時点・各社の公式ページのものです（出典の節）。

人数は、いちばん多い時間帯に同時に入る人数で数える

登録する人数ではなく、朝礼や定例など、いちばん多い時間帯に同時に入る人数で見積もります。ただし、数え方は製品で違い、同時に入っている人数で数える製品（MetaLife・oVice の Entry など）と、登録した人数で数える製品（Gather・LIVEWORK など）があります。

同時で数える製品は、枠の中なら登録が増えても額は同じです。稟議書に同時と登録の両方の人数を書いておくと、どの製品でも計算し直せます。社外の人（ゲスト）を数えるかも違い、Gather は数えず、oVice は料金表の注記でゲスト権限の人を課金の対象外としています。

月払いと年払いは、1年の合計で並べる

年払いは12か月の約束です。年払いから月払いへ途中で変えられない製品（oVice など）や、途中で解約しても日割りで返金しない製品（LIVEWORK）もあります。稟議書には、月払いの12か月分と、年払いの1年分を並べて書きます。

料金のページの「月あたり」の額が、年払いを12で割った額のこともあります。たとえば MetaLife ビジネスの ¥22,000 は年額プランの月あたりの額で、毎月払う月額プランは ¥26,400 です（税込）。年額プランは1年分（¥264,000）の請求です。

初期費用を入れ、税込か税抜かをそろえる

初期費用がかかる製品もあります。たとえば FAMoffice は初期費用が ¥110,000（税抜 100,000 円を税込に換算）で、料金ページの額はすべて税抜です。1年目の合計には初期費用も入れ、税込と税抜のどちらで書いたかを添えます。

米ドルの製品は、為替と税で額が動く

Gather は1メンバー月 $15（月払い）・月 $12（年払い）で、25人なら月払いで $375 です。1ドル＝150円と仮定すると約 ¥56,250 ですが、実際の請求は米ドルで、税は該当する場合に加わります（Gather の利用規約）。稟議書には、米ドルの額と、仮定した為替を書きます。

セキュリティの質問に答える材料

どの製品でも、比較の記事（この記事も含みます）ではなく、各社の公式の資料（利用規約・プライバシーポリシー・ヘルプなど）で確かめ、稟議書にはページの名前と取得した日を書きます。

聞かれやすい問い確かめること
データの保存先どの会社の、どの国のサーバーか。ログインの情報と契約の情報で、保存先が分かれていないか
保存されるもの名前・メールアドレス・支払いの記録・接続の記録など、何をいつまで残すか
会話の録音・保存声・映像・チャットを保存するか。録音・録画の機能はあるか。あるなら、誰が使えて、どこに残るか
ログインの方式メールとパスワード、Google アカウントなど。ツールの会社がパスワードを持つか
入れる人の絞り方社員だけに絞れるか。社外の人をどう招き、いつまで入れるか
通信の暗号化ページの通信と、声・映像の通信を、どう暗号化するか。どのサーバーを通るか
カードの情報カード番号を、ツールの会社が持つか、決済の会社が持つか
解約したあとのデータ解約や削除のあと、いつ、何が消えるか。バックアップは何日残るか
動作環境インストールが要るか。使えるブラウザと端末

記入例（Hotori で同時25人のチームが申請する場合）

ひな形の主な欄を、Hotori の事実だけで埋めた例です（2026年10月28日 時点）。チームごとに違う所は【　】のまま残しました。

項目記入例
件名仮想オフィスツール「Hotori」の導入について（【部署名】）
導入するものHotori のスタンダード（同時25人の枠）。スペース（仮想オフィス1つ）ごとの定額で、登録する人数に上限はない。数えるのは同時に入っている人数で、社外のゲストも数える。枠を2人までなら超えても入れる
費用月払いなら月¥6,600、年払いなら年¥66,000（税込。税抜は月¥6,000・年¥60,000）。初期費用なし。お申し込みの受付を始めたら、支払いはクレジットカード。年払いなら請求書（銀行振込）も選べる（振込手数料は申し込む側の負担）
会話の保存音声・映像・チャットは、サーバーに保存しない。録音・録画の機能はない。声と映像は、近くにいる人（会議室では部屋の全員）にだけ届く
個人情報とログイン名前・メールアドレス・支払いの記録などは、さくらインターネットサーバー（東京）に保存。ログインは Google アカウントか、メールに届くリンク（Firebase Authentication・処理は米国）で、Hotori は利用者のログイン用パスワードを持たない。カード番号は Stripe の決済ページで入力し、Hotori は保存しない
入れる人社員はメールのドメインで制限できる。社外の人は期限付き（1〜30日）の招待リンクでゲストとして招き、パスワードも付けられる
通信ページと操作は HTTPS、音声と映像は WebRTC の標準の暗号化。音声と映像は Hotori のサーバーを通る
動作環境インストール不要。パソコンのブラウザ（Google Chrome か Microsoft Edge の最新版）。Safari とスマートフォンでの動作は確認中
やめるときオーナーがいつでも解約でき、支払い済みの期間の終わりまで使える。解約したまま90日（支払い済みの期間が終わった日から数える）で、スペースのデータ（メンバー・招待・設定）を消す。オーナーが削除したスペースは30日後に消える。バックアップ（14日分）からも順に消える
試し方30日の無料（カード登録不要・同時50人まで・有料と同じ機能）で、①社内のネットワークで声と映像がつながるか（アプリの自己診断のページでも確かめられる）②いちばん多い時間帯の【　】人で入れるか ③会議室で画面を見せて定例ができるか、を確かめる
契約の条件月払いは1か月、年払いは1年で、解約するまで自動で更新。年払いは、途中で解約しても返金しない（利用規約第12条）。料金を変えるときは、1か月前までに知らせる
添付料金、利用規約、プライバシーポリシー、データの置き場所の表（稟議資料の章）
  • Hotori の有料プランのお申し込みは準備中です。いまは30日の無料から始められ、受付を始めるまでは30日を過ぎても止まりません。「試し方」には、受付が始まってから本契約に進むことも書いておきます。
  • 有料プランのお申し込みの受付を始めてから先着50スペースは、契約が続くかぎり料金（税抜の額）を上げません（利用規約第13条）。

比べた候補の欄の例（同時25人・月払い）

同時25人で続けて使うときの、1か月の額です（2026年10月28日 時点・各社の公式ページ・税込）。

製品・プラン月の額数え方と注記
Hotori スタンダード¥6,600同時に入っている人数（ゲストも数える）
LIVEWORK ベーシック¥7,150登録できる人数の上限が25名（ちょうど）。登録が25人を超えるとビジネス（月 ¥14,080）
oVice Entry-S¥8,778スペースごと。推奨10人・同時最大50人。推奨の人数で選ぶなら Entry-M（月 ¥32,780）
MetaLife ビジネス¥26,400同時に接続する人数（定員50人・オフラインの人は数えない）。同時25人までなら、無料のスタンダードもある（日数と時間の制限あり）

表の額は、登録した人数も25人と置いた額です。機能は各社で異なり、たとえば Hotori には録音・録画の機能がありません。ほかの製品も含めた額は「仮想オフィスツール8製品の料金比較」にまとめています。記載の社名・製品名は、各社の商標または登録商標です。各社と提携していません。

出典