使い道
オンライン忘年会・新年会のやり方：仮想オフィスで輪に分かれて話す（50人まで）
オンライン忘年会・新年会のツールは、全員で一つの会話をするなら、ビデオ会議ツールで足ります。会場の飲み会のように輪に分かれて話したいなら、仮想オフィスが向いています。アバターで近づいた人どうしだけ声がつながるので、主催者が割り振らなくても、話したい相手のそばへ自分で歩いていけます。
進め方の要点は三つです。開始の15分前に入って音を確かめること。開会と締めは会議室で短く済ませ、言葉はチャットにも書くこと。歓談の時間を長く取り、輪を自由に移ってもらうことです。この記事では、Hotori（同時50人まで）を例に、声が届く決まり、進行表、幹事の準備、気をつけることをまとめます。
ビデオ会議の飲み会は、なぜ話しにくいのか
ビデオ会議ツールでは、ふつう、全員の声が同じ大きさで届きます。会議には便利ですが、飲み会では次のことが起きがちです。
- 話せるのは、実質一人ずつ。 二人が同時に話すと聞き取れません。話す人が固まり、ほかの人は聞く時間が長くなります。
- 小分けにするのは、主催者の仕事。 小部屋に分ける機能があっても、部屋を用意して人を振り分けるのは主催者になりがちです。途中で「あの話に混ざりたい」と思っても、気軽には移れません。
- 途中から入りにくい。 遅れて来た人は、全員の会話の切れ目を待つことになります。
会場の飲み会なら、近くの人と話し、話が一段落したら別の輪に移ります。仮想オフィスは、この動きを画面の中でできるようにしたものです。
仮想オフィスでは、近づいた人どうしで輪ができる
Hotori では、地図の上でアバターを動かし、相手に近づくと声がつながります。声の大きさは、相手との距離で変わります。
| 相手との距離 | 声の大きさ |
|---|---|
| 1マスまで | 100% |
| 2マス | 70% |
| 3マス | 45% |
| 4マスから先 | 届かない |
- 声が届くのは、自分を中心に縦・横・斜めに3マス以内（7×7マスの正方形）です。
- オープンフロアで聞こえるのは、近い順に8人までです（会議室の中は、人数に関係なく部屋の全員）。
- 声が届いている相手のアバターには、黄色の輪が付きます。離れると輪は消えるので、誰に聞こえているかが目で分かります。
- 話している相手には、カメラの映像や画面共有も見せられます。カメラは付けなくてもかまいません。
このため、30人の会でも全員の声が一度に重なることはなく、地図のあちこちに小さな輪ができます。輪を移りたくなったら、別の輪へ歩いて近づくだけです。声のかけ方は4つの動作で、画面の例と一緒に紹介しています。
会議室とブースの使い分け
地図には、輪をつくる広い場所（アプリでは「オープンフロア」と出ます）のほかに、会議室とブースがあります。忘年会では、次のように使い分けます。
| 場所 | 話せる相手 | 忘年会での使い方 |
|---|---|---|
| オープンフロア | 3マス以内・近い順に8人まで | 歓談。輪を自由に移る |
| 会議室 | 部屋の中の全員と、人数に関係なく話せる（ビデオ会議と同じ）。カメラと画面共有も部屋の全員に届く。声と映像は部屋の外に届かない | 開会・乾杯・締め。全員で話す・画面を見せる |
| ブース | 一緒に移った人（ノックの承諾や、まとめて誘う機能で移る） | 少人数でじっくり話す |
会議室の中は、ビデオ会議と同じ閉じた部屋です。人数に関係なく、部屋にいる全員の声が聞こえ、部屋の外には漏れません。開会・乾杯・締めのように全員で声をそろえる場面は会議室で、歓談はオープンフロアで、と使い分けると、会場の飲み会に近い流れになります。
どんな会に向いているか
| 向いている会 | 向いていない会 |
|---|---|
| 歓談を中心にしたい会（あいさつや表彰は会議室で全員に） | 録画を残したい会（録画の機能はありません） |
| 同時に50人までの会 | 同時に50人を超える会 |
| パソコンから参加できる会 | スマートフォンだけで参加する人が多い会 |
あいさつ・表彰・出し物のように、全員が一人の話を聞く時間は、会議室に集まればビデオ会議と同じように聞けます。歓談の時間はオープンフロアで輪に分かれる、と組み合わせられるのが、仮想オフィスで開く会のよいところです。
当日はどう進めるか（30人・2時間の例）
| 時刻 | すること | 場所 | 幹事のすること |
|---|---|---|---|
| 18:45 | 入室と音の確認 | オープンフロア | 来た人に手を振るリアクション。声が出ない人には、DM で自己診断のページを案内する |
| 19:00 | 開会と乾杯（10分） | 会議室 | カメラを付け、今日の流れを画面共有で映す。全員で乾杯 |
| 19:10 | 歓談の1回目（40分） | オープンフロア | 輪を順に回って一言ずつ。一人でいる人のそばへ行く |
| 19:50 | 輪の入れ替え | オープンフロア | 全体チャットに「まだ話していない人の輪へ」と書く |
| 19:55 | 歓談の2回目（45分） | オープンフロア・ブース | 大きくなった輪に、二つに分かれるよう声をかける |
| 20:40 | 締めの案内 | オープンフロア | 全体チャットに「20:45に会議室へ」と書く |
| 20:45 | 締め（10分） | 会議室 | 全員に締めのあいさつ。次の会の案内を画面共有で |
| 20:55 | 閉会。残りたい人は自由に | オープンフロア | 帰る人に手を振るリアクション |
開始の15分前に入ってもらう
招待の案内には、開始の時刻とは別に「15分前から入れます」と書いておきます。マイクやイヤホンの不具合が始まってから見つかると、全員が待つことになるからです。先に来た人どうしで輪ができていれば、遅れて来た人も、その輪に近づくだけで加われます。
開会と乾杯は会議室で、全員そろって
開会の時刻になったら、全員に会議室へ入ってもらいます。幹事はカメラを付け、今日の流れ（歓談の時間、入れ替えの時刻、締めの時刻）を画面共有で映します。カメラと画面共有は、部屋の全員に届きます。会議室では、映像を大きく並べて表示することもできます。
あいさつは短くします。会議室の中では全員の声が聞こえるので、「乾杯」の合図で、そろって声を出せます。あわせてリアクションを送ると、画面の上でもにぎやかになります。リアクションは、手を振る・いいね・クラッカー・ハート・笑い泣き・手を合わせる、の6つです。乾杯にはクラッカーが合います。遅れて来た人のために、今日の流れは全体チャットにも書いておきます。
歓談は、オープンフロアで自由に輪をつくる
乾杯のあとは「ここからは自由に」と伝え、会議室からオープンフロアへ出てもらいます。あとは参加する人が、話したい人のそばへ歩いていくだけです。
幹事は、会場の幹事がテーブルを回るように、輪を順に回って一言ずつ声をかけます。メンバー一覧には、誰がどこにいるかが出るので、一人でいる人も見つけやすくなります。一人でいる人がいたら、そばへ行って話しかけるか、近くの輪に誘います。
一つの輪で声が聞こえるのは近い順に8人までなので、輪が大きくなりすぎると、外側の人の声が届かなくなります。そういう輪には「二つに分かれましょう」と声をかけます。話している相手には、画面共有で写真などを見せることもできます。飲み物を取りに席を外すときは、下のバーのステータスを「離席」にしておくと、まわりに伝わります。
少人数で話したい人は、ブースへ
離れた場所にいる人とじっくり話したいときは「ノック」を使います。ひとこと添えて相手に知らせ、承諾されたら、2人で空いているブースへ移ります。相手は「あとで」と返すこともできます。いま話している何人かを、まとめてブースへ誘うこともできます。
ブースが空いていないときは、人のいない場所へ一緒に歩いて行けば、輪から離れて話せます。4マス以上離れた人には、声が届かないからです。
締めも会議室で
締めの少し前に、全体チャットで「20:45に会議室へ」と知らせます。チャットは、そのときオンラインの人にだけ届き、あとから来た人には前のメッセージが見えません。大事な案内は、時刻が近づいたらもう一度書きます。
締めの言葉は、会議室で全員に向けて話します。全員そろって「おつかれさまでした」を交わし、手を合わせるリアクションも使えます。閉会のあとも、残りたい人はそのままオープンフロアで話せます。
幹事は何を準備するか
- スペースを作り、地図を人数に合わせる。 地図のテンプレートは3つ（小＝25人向け、中＝50人向け、大＝100人向け）で、オーナーが設定で変えられます。変えると全員がつなぎ直すので、当日より前に決めておきます。
- 招待リンクを送る。 社内の人だけの会なら、メールのドメインで入れる人を制限できます。社外の人は、ゲストとして招きます。招待は1〜30日の期限付きで、ゲスト用のパスワードも付けられます。
- 参加する人に、要るものを伝える。 パソコンのブラウザ（Google Chrome か Microsoft Edge の最新版）、ログインに使う Google アカウントかメールアドレス、マイクとイヤホンです。インストールはいりません。スマートフォンでの動きは確かめているところなので、パソコンからの参加をお願いします。
- 音が出ないときの確かめ方を伝える。 会社のネットワークの設定によっては、音声と映像がつながらないことがあります。アプリの「自己診断」のページで、マイクと接続を確かめられます（トップページの下の欄の「自己診断（音声が繋がらないとき）」から開けます）。当日より前に一度開いてもらうと安心です。
- イヤホンかヘッドセットをすすめる。 スピーカーから出た声をマイクが拾うと、相手に声が返って聞こえることがあります。
- 2〜3人で予行をする。 会議室で画面共有を映す、オープンフロアで輪をつくる、ノックしてブースへ移る、を一通り試しておくと、当日の案内がしやすくなります。
気をつけること
- カメラは強制しない。 カメラは、自分で付けたときだけ映ります。映像が届くのは声が届いている相手だけで、会議室では部屋の全員です。案内に「カメラは付けなくてもかまいません」と書いておくと、参加しやすくなります。
- 会話は保存されない。 音声・映像・チャットはサーバーに残りません。録音・録画の機能もありません。その場かぎりの会話になる一方で、あとから見返すこともできません。記念に画面を撮るなら、写る人にひとこと断ってからにします。
- 同時に入れる人数を確かめる。 30日無料の間は、同時50人までです。社外のゲストも幹事も数えます。50人を超える会には向きません。
- しばらく操作しないと、マイクが切れる。 5分間操作がないと、自動で「離席」になり、マイクが切れます（会話中は切りません）。席に戻ったら、下のバーでマイクが入っているかを確かめます。
- ゲーム・投票・BGM の機能はありません。 クイズをするなら、問題を会議室の画面共有で見せ、答えは部屋の中だけのチャットに書いてもらう、といった形になります。
人数と費用はどうなるか
Hotori は、いま30日無料で使えます。カードの登録はいらず、同時50人まで、有料と同じ機能を使えます。30日は、スペースを作った時から数えます。
有料プランのお申し込みは準備中です。受付を始めるまでは、30日を過ぎてもスペースは止まりません。受付を始める日は、前もってお知らせします。31日目に勝手に請求することもありません。
有料のプランは、同時25人のスタンダードが月¥6,600、同時50人のビジネスが月¥11,000（どちらも税込）です。スペースごとの定額で、数えるのは同時に入っている人数です（くわしくは料金）。ほかの仮想オフィスツールとの比べ方は、仮想オフィスツール8製品の料金を同じ条件で比べるにまとめています。
1回きりの忘年会にも、1か月のうちに何度か集まる会にも使えます。社外の人との交流会を開くなら、オンライン交流会を「輪に分かれて話せる」場にするもあわせてどうぞ。