使い道
オンライン交流会を「輪に分かれて話せる」場にする：ツール選びと盛り上げ方
オンライン交流会のツールを選ぶときは、参加する人が話す相手を自分で選べるかを見ます。交流会が盛り上がるのは、話したい人のところへ自分で行けて、話が一段落したら別の輪へ移れるときだからです。仮想オフィスなら、アバターで近づいた人どうしで声がつながるので、立食の交流会に近い形で開けます。
司会の役目は、はじめの5分で流れと話題を示すことと、そのあと一人でいる人に声をかけることです。この記事では、Hotori を例に、小部屋に割り振る形との違い、司会の役割、初対面どうしの話し始めを助ける工夫、終わり方をまとめます。
交流会で大事なのは、話す相手を自分で選べること
交流会に来る人には、それぞれ目的があります。あの人と話したい。同じ仕事の人を見つけたい。まず顔を覚えてもらいたい。話す相手を自分で選べないと、目的を果たせないまま帰る人が出ます。
ビデオ会議で交流会を開くと、全員で一つの会話をするか、小部屋に分けるかのどちらかになりがちです。全員で話すと、話せるのは実質一人ずつです。小部屋に分けると、相手は割り振りで決まります。
小部屋に割り振る形と、何が違うか
| 比べる点 | 小部屋に割り振る形 | 近づいて話す形（仮想オフィス） |
|---|---|---|
| 話す相手を決める人 | 主催者 | 参加する人 |
| 輪を移るとき | 主催者の操作や、部屋の選び直しが要る | 別の輪へ歩いて近づく |
| 一つの輪の大きさ | 部屋ごとに割り振った人数 | 声が聞こえるのは近い順に8人まで（Hotori の場合） |
| よいところ | 全員に、必ず話す相手ができる | 話したい相手のところへ行ける。抜けたいときに抜けられる |
| 気をつけること | 話したい相手と同じ部屋になるかは、割り振りしだい | 一人になる人が出やすい |
割り振る形には、初対面どうしを確実に混ぜられるよさがあります。近づいて話す形では、その役目を司会が受け持ちます。一人でいる人に声をかけ、輪に誘うのが、司会の大事な仕事です。
仮想オフィスでは、声はどこまで届くか
Hotori では、地図の上でアバターを動かし、相手に近づくと声がつながります。
- 声が届くのは、自分を中心に縦・横・斜めに3マス以内（7×7マスの正方形）です。声の大きさは、1マスまで100%、2マスで70%、3マスで45%で、4マスから先は届きません。
- オープンフロアで聞こえるのは、近い順に8人までです。
- 声が届いている相手のアバターには、黄色の輪が付きます。誰に聞こえているかが、目で分かります。
- 会議室は、ビデオ会議のような閉じた部屋です。人数に関係なく部屋の全員と話せて、カメラと画面共有も部屋の全員に届き、部屋の中だけのチャットもあります。声と映像は、部屋の外には届きません。
- カメラは、自分で付けたときだけ映ります。話している相手には、画面共有も見せられます。
声のかけ方は4つの動作で、画面の例と一緒に紹介しています。
司会は何をするか
はじめの5分は、会議室で全体に向けて
開始の時刻になったら、全員に会議室へ入ってもらいます。司会はカメラを付け、今日の流れと、話題ごとの場所（あとで説明します）を画面共有で映します。カメラと画面共有は、部屋の全員に届きます。
会議室の中では、人数に関係なく全員の声が聞こえます。少人数なら、一人ずつ自己紹介を回すこともできます。人数が多いときは、全体チャットに一行で自己紹介を書いてもらうと早く進みます。
このサイトのトップページにある画面の例にも、交流会の場面があります（人物は架空です）。会議室に4人のカメラの映像が格子に並び、司会の人が手を振って迎え、参加した人が笑ってうなずいたり、拍手したりしています。画面共有は使わず、まず顔を合わせるところから始める例です。
そのあとは、オープンフロアで自由に
案内が済んだら「ここからは自由に話してください」と伝え、会議室から地図の広い場所（アプリでは「オープンフロア」と出ます）へ出てもらいます。司会のすることは三つです。
- 一人でいる人のそばへ行く。 メンバー一覧には、誰がどこにいるかが出ます。一人でいる人を見つけたら、そばへ行って話しかけるか、近くの輪に誘います。
- 大きくなりすぎた輪を分ける。 一つの輪で声が聞こえるのは近い順に8人までなので、輪が大きくなると、外側の人の声が届きません。「二つに分かれましょう」と声をかけます。
- 時刻の合図を出す。 輪の入れ替えや締めの時刻は、全体チャットで知らせます。
初対面どうしの話し始めを、どう助けるか
| 工夫 | 使う機能 |
|---|---|
| 入ったら、一行の自己紹介を書いてもらう | 全体チャット（500字まで） |
| 話題ごとに場所を分ける | 会議室 |
| 輪に入るときに手を振る | リアクション |
| 大きな輪や会議室で、話したいと知らせる | 挙手 |
| 離れた人に、あとで話したいと伝える | ノック・DM |
名札と一行の自己紹介で、相手を知る
アバターには名札が付いていて、点の色で在席・集中・会議中・離席が分かります。入ったら、全体チャットに「名前・所属・今日話したいこと」を一行で書いてもらいましょう。話しかける前に、相手の関心が分かります。
チャットは保存されず、そのときオンラインの人にだけ届きます。あとから来た人には、前の自己紹介が見えません。司会がときどき「いま来た方は、ひとことどうぞ」と促すと、途中から来た人も加わりやすくなります。
話題ごとに場所を分ける
会場の交流会なら、テーブルごとに話題を決めることがあります。仮想オフィスでは、会議室をそのテーブルの代わりにします。たとえば「会議室 A は仕事の話、会議室 B は趣味の話、オープンフロアはどの話でも」と、司会が最初に決めて伝えます。会議室の名前は、自分のスペースの地図で確かめてから決めてください。いる場所の名前は、下のバーとメンバー一覧に出ます。
会議室の声と映像は、部屋の外には届きません。話題の合う人が集まり、ほかの話に邪魔されずに話せます。
リアクションと挙手で、声を出さずに加わる
リアクションは、手を振る・いいね・クラッカー・ハート・笑い泣き・手を合わせる、の6つで、地図の上のアバターに浮かびます。輪に近づいたら手を振る、話にうなずく代わりにいいねを送る、といった使い方なら、声を出すきっかけをつかめない人も加わりやすくなります。
下のバーの「挙手」を押すと、手を挙げた印が付きます。人数の多い輪や会議室で、話したいことがあると知らせるときに使えます。
ノックで、離れた人に声をかける
話したい人が別の輪にいるときは「ノック」を使います。ひとこと添えて相手に知らせ、承諾されたら、2人で空いているブースへ移ります。相手は「あとで」と返すこともできます。話していた何人かを、まとめてブースへ誘うこともできます。
ノックするほどでもないときは、DM で「あとで少し話せますか」と送ってもよいでしょう。DM は500字まで送れて、相手がオンラインのときだけ届きます。
どう終えるか
- 終わりの10分前に知らせる。 全体チャットで締めの時刻を伝えます。チャットは保存されないので、時刻が近づいたらもう一度書きます。
- 締めは会議室で。 司会はカメラを付け、お礼と次の回の案内を画面共有で映し、同じ内容を全体チャットにも書きます。参加した人は、手を合わせるリアクションや手を振るリアクションで応えます。
- 連絡先の交換は、参加する人どうしで。 参加者の名簿を書き出す機能はありません。チャットと DM も保存されません。つながりたい人どうしは、DM で連絡先を伝え合い、各自で控えてもらうよう案内します。
- 残りたい人は、そのまま。 閉会のあとも、話し足りない人はオープンフロアで話を続けられます。
何を準備しておくか
- 交流会用のスペースを分ける。 社内のオフィスとして使っているスペースとは別に、交流会のためのスペースを作れます（1つのアカウントで作れるスペースは3つまで）。
- 社外の人は、ゲストとして招く。 招待は1〜30日の期限付きで、ゲスト用のパスワードも付けられます。ゲストも、同時に入っている人数に数えます。30日無料の間は、同時50人までです。
- 参加する人に、要るものを伝える。 パソコンのブラウザ（Google Chrome か Microsoft Edge の最新版）、ログインに使う Google アカウントかメールアドレス、マイクとイヤホンです。インストールはいりません。スマートフォンでの動きは確かめているところです。音が出ないときは、アプリの「自己診断」のページで確かめられます。
- カメラは付けなくてよいと書く。 カメラは、自分で付けたときだけ映ります。付けずに参加できると案内に書いておくと、初めての人も参加しやすくなります。
- 会話は残らないと伝える。 音声・映像・チャットはサーバーに残らず、録音・録画の機能もありません。
当日の進行表の例と、準備のくわしい手順は、オンライン忘年会・新年会のやり方にまとめています。交流会にもそのまま使えます。
試してみるには
Hotori は、いま30日無料で使えます。カードの登録はいらず、同時50人まで、有料と同じ機能を使えます。有料プランのお申し込みは準備中で、受付を始めるまでは、30日を過ぎてもスペースは止まりません。
導入モニターの枠もあります。先着5チームに、有料プランの受付を始めてから3か月無料です。条件は、メールの質問票に答えて、事例づくりに協力していただくことです。くわしくは導入モニターをご覧ください。