使い道
内定者懇親会をオンラインで：輪に分かれて話せる場の作り方（1〜3月・50人まで）
内定者懇親会をオンラインで開くなら、全員で一つの話を聞く時間と、輪に分かれて話す時間を分けて組みます。全体会はビデオ会議のような会議室で、雑談は近づいた人どうしで声がつながるオープンフロアで行います。先輩社員は決まった席にいて、内定者は近づくか、ノックで話しかけます。
この記事では、Hotori（同時50人まで）を例に、人事の係の人が組む段取りを、当日の進行表と3週間前からの準備の表にしました。輪に分かれて話す場の司会のこつは、オンライン交流会の記事に書いています。
1〜3月の内定者懇親会は、オンラインだと何が難しいか
内定式のあと、入社までの1〜3月は、内定者どうしも先輩社員とも顔を合わせる機会が少なくなりがちです。卒業論文で忙しく、住んでいる場所もばらばらです。そこで懇親会をオンラインにすると、次のことが起きがちです。
- 内定者どうしが知り合えない。 ビデオ会議ツールで全員が一つの画面に並ぶと、話すのは人事と、当てられた人だけになります。
- 先輩社員に個別に聞けない。 小部屋に分ける機能があっても、部屋を用意して人を振り分けるのは人事になりがちです。「営業の先輩の話を聞きたい」という内定者の希望に、割り振りで応えるのは手間がかかります。
- 見られている気がして固くなる。 内定者は、懇親会も選考の続きではないかと身構えることがあります。録画の有無が分からないと、雑談はしにくくなります。
全体会は会議室、雑談はオープンフロア、相談はブース
Hotori の地図には、机の並ぶ広い場所（アプリでは「オープンフロア」と出ます）と、会議室・ブース・和室があります。内定者懇親会では、次のように使い分けます。
| 場所 | 声の届き方 | 懇親会での使い方 |
|---|---|---|
| 会議室 | 部屋の中の人と、距離に関係なく話せる。カメラと画面共有は部屋の全員に届き、部屋の中だけのチャットもある。声と映像は部屋の外に漏れない | 開会・会社の説明・締め。全員が同じ話を聞く時間 |
| オープンフロア | 3マス以内に近づいた人と声がつながる。聞こえるのは近い順に8人まで | 雑談。先輩社員の席のまわりに輪ができる |
| ブース | ノックを承諾した2人、または輪からまとめて誘われた人。会議室と同じ閉じた部屋 | 先輩社員との個別の相談 |
会議室は、Google Meet のようなビデオ会議の閉じた部屋です。一人で入っただけでは会議の画面は開かず、2人そろってから開きます。和室も、会議室と同じ仕組みの部屋です。
オープンフロアでは、声の大きさが距離で変わり、4マスから先は届きません。声が届いている相手のアバターには黄色の輪が付きます。話している人の輪どうしを4マス以上離せば、声は混ざりません。
ノックの仕方は4つの動作で紹介しています。
当日はどう進めるか（内定者30人・先輩社員6人・人事3人・90分の例）
平日の夕方に90分で開く例です。人数は合わせて39人で、同時50人の枠に収まります。受付の仕方と進行の基本は、オンライン忘年会・新年会のやり方と同じです。
開会と締めに使う会議室を一つ決めます（地図が「中」なら、広い会議室 A か B。名前は自分のスペースの地図で確かめます）。
| 時刻 | すること | 場所 | 人事のすること | 先輩社員のすること |
|---|---|---|---|---|
| 17:45 | 受付。入室と音の確認 | オープンフロア | 来た内定者に手を振るリアクション。声が出ない人に DM で自己診断のページを案内。17:55 に全体チャットへ「18:00に会議室 A へ」と書く | 自分の席に座り、マイクを確かめる |
| 18:00 | 開会（15分） | 会議室 A | カメラを付け、今日の流れと先輩社員の席の場所を画面共有で映す。同じ内容を全体チャットにも書く | カメラを付け、所属・入社年・今日話せることを一人1分で |
| 18:15 | 内定者の一言（5分） | 会議室 A | 「名前・いま取り組んでいること・今日聞いてみたいこと」を部屋のチャットに一行で書いてもらう | いいねや手を振るリアクションで応える |
| 18:20 | 雑談の1回目（25分） | オープンフロア | 一人でいる内定者のそばへ行く。8人を超えそうな輪に「二つに分かれましょう」と声をかける | 席で内定者を迎える。来た人に手を振る |
| 18:45 | 入れ替えの合図 | オープンフロア | 全体チャットに「まだ話していない先輩の席へどうぞ」と書く | — |
| 18:50 | 雑談の2回目（25分）。個別の相談はノックでブースへ | オープンフロア・ブース | 順番を待つ内定者を別の先輩の席へ案内 | ノックを承諾してブースへ。手が離せなければ「あとで」と返す |
| 19:15 | 締めの案内 | オープンフロア | 全体チャットに「19:20に会議室 A へ」と書く | ブースの話を切り上げる |
| 19:20 | 締め（10分） | 会議室 A | 入社までの予定と提出物を画面共有で映し、全体チャットにも書く | 手を振るリアクションで送り出す |
| 19:30 | 閉会。残りたい人はそのまま | オープンフロア | 残った輪を一回りしてから退出 | — |
開会は短く、先輩社員の席の場所を伝える
開会で人事が映す資料には、今日の流れのほかに、先輩社員の名前・所属・席の場所を入れます。地図の上では、アバターの名札でも探せます。
会議室の画面は2人そろってから開くので、開会の前に人事2人で先に入り、資料が映るか、「大きく表示」で読めるかを確かめます。
先輩社員の自己紹介では、「配属1年目の生活」のように、今日話せることをひとつ言ってもらうと、内定者は誰のところへ行くかを決めやすくなります。
雑談は、先輩社員の席を起点に輪をつくる
開会が済んだら「ここからは自由にどうぞ。先輩の席のそばへ行けば、そのまま話せます」と伝え、会議室を出てもらいます。人気の先輩に内定者が集まったら、人事が二つに分け、待つ内定者を別の先輩の席へ案内します。
個別に聞きたいことは、ノックでブースへ
「住まいはどう探したか」のように、輪の中では聞きにくいことは、ノックで先輩をブースに誘います。「住まいのことを5分だけ」と用件を添えて知らせ、先輩が承諾すると、2人で空いているブースへ移ります。先輩は「あとで」と返せます。
締めの連絡は、チャットだけに頼らない
チャットは保存されず、今オンラインの人にだけ届きます。全体チャットの呼びかけは時刻が近づいたらもう一度書き、締めで映した入社までの予定と提出物は、翌日に採用担当のメールでも送ると伝えます。
先輩社員は、どう選んでどう配置するか
先輩社員は、部署と入社年がばらけるように6人ほど選びます。内定者30人に先輩6人なら、1人の先輩のまわりに5人ずつで、8人の上限に余裕があります。
席は、まわりに内定者が集まっても輪どうしが4マス以上離れるように、地図の上で離れた場所を先輩ごとに選びます。机の列だけで足りないときは、広い場所の隅なども使います。予行で、隣の輪の声が聞こえないかを確かめます。地図のテンプレートは3つ（小＝25人向け・中＝50人向け・大＝100人向け）あり、39人なら「中」です。オーナーが設定で変えられますが、変えると全員がつなぎ直すので、予行の前に決めておきます。
先輩社員には、前もって二つのことを伝えます。
- 席で待つ間に、自動で「離席」になることがある。 5分間操作がないと、自動で「離席」になり、マイクが切れます（会話中は切りません）。内定者が来たら、下のバーでマイクが入っているかを確かめます。
- 評価の話はしない。 懇親会は選考ではないと内定者に伝える以上、先輩の側も、内定者の発言を人事に報告しないと決めておきます。
いつ何を準備するか（3週間前から前日まで）
| いつ | すること |
|---|---|
| 3週間前 | 日程と人数を決める（内定者・先輩・人事を合わせて同時50人まで）。先輩社員に協力を頼む。Hotori にスペースを作る。社内で使っているスペースとは別に、懇親会用のスペースを作れる（1つのアカウントで3つまで） |
| 2週間前 | 地図のテンプレートを「中」にする。人事と先輩2〜3人で予行。会議室で画面共有を映す、オープンフロアで輪をつくる、ノックしてブースへ移る、を一通り試す |
| 1週間前 | 内定者に案内を送る（次の節）。招待は1〜30日の期限付きで、ゲスト用のパスワードも付けられる。期限は会の日に合わせて決める |
| 前日 | 開会の資料と、全体チャットに貼る文を用意する。音の確かめ方を内定者にもう一度送る |
内定者は、まだ会社のメールアドレスを持たないことが多いので、メールのドメインで制限せず、ゲストとして招きます。
内定者への案内には何を書くか
- 日時と、「15分前から入れます」の一文
- 招待リンク（期限付き）。ゲスト用のパスワードは、別の手段で送ると書き添えます。
- 要るものは、パソコンのブラウザ（Google Chrome か Microsoft Edge の最新版）、ログインに使う Google アカウントかメールアドレス（個人のものでかまいません）、マイクとイヤホンです。インストールはいりません。Safari とスマートフォンでの動きは確かめているところなので、上のブラウザからの参加を頼みます。
- 音が出ないときの「自己診断」のページ（トップページの下の欄の「自己診断（音声が繋がらないとき）」から開けます）を、前日までに一度開いてもらうこと
- この会は選考ではないこと。カメラと録音のことは、次の節の太字の4点をそのまま書きます。
- 英語の画面を使いたい人には、ブラウザの言語を英語にするよう添えます。
内定者が安心して話せるのはなぜか
Hotori には、次の性質があります。太字の4点は、内定者への案内にそのまま書けます。
- 録音・録画の機能がありません。 音声・映像・チャットは、サーバーに保存しません。
- 滞在時間を集計しません。 誰が何時間いたかの集計やランキングは作らず、管理者が個人の滞在時間を見る画面もありません。入室・退室を Slack や Chatwork などに知らせる設定はありますが、送るのはオーナーが選んだときだけで、初期設定で選ばれているのは「ノック」だけです。懇親会のスペースでは、入室・退室を選ばないでおきます。
- カメラを強制しません。 自分で付けたときだけ映ります。付けずに参加できます。
- 会議室とブースの話は、部屋の外には届きません。 部屋に入った人には聞こえるので、開会で「人のいるブースには入らないでください」と伝えます。
参加する人の端末での撮影や録画までは止められないので、記念に撮るなら写る人に断ってからにします。招待のために扱う内定者の名前やメールアドレスは、会社の決まりに沿って管理します。
1回きりの会なら、30日無料の中で開ける
Hotori は東京の小さな会社が作っている日本発のサービスで、いま30日無料で使えます。カードの登録はいらず、同時50人まで、有料と同じ機能を使えます。30日は、スペースを作った時から数えます。3週間前にスペースを作り、予行をして本番を開いても収まるので、1回きりの懇親会なら無料の範囲で開けます。
試用が終わっても、勝手に請求することはありません。
1月・2月・3月と続けて開くなら、有料のプランになります。この記事の例（39人）なら、同時50人のビジネス（月¥11,000・税込）です。合わせて同時25人までなら、スタンダード（月¥6,600・税込）で足ります。スペースごとの定額で、数えるのは同時に入っている人数です（ゲストも数えます）。くわしくは料金と、仮想オフィスツール8製品の料金を同じ条件で比べるをご覧ください。
導入モニターの枠もあります。先着5チームに、3か月無料です。条件は、メールの質問票に答えて、事例づくりに協力していただくことです。くわしくは導入モニターをご覧ください。